先日、企業で働く秘書の皆様を対象にしたワークショップを実施しました。

今回のテーマは、「自社の秘書の役割を再考する」です。

秘書室長の方の「私は秘書の経験がないし、秘書として働く社員のようにわかってあげることには限界がある。だから、秘書経験のあるみんなで、未来を見据え、今後の秘書の役割を考え、業務内容をアップデートしてほしい」という思いにより、秘書を対象とした３カ月間のワークショップが始まりました。

ワークショップを終え、強く思うことが２つあります。

「言語化」の重要性

１つ目は、秘書自身が自分の仕事の意味を理解し、言葉にできるようになることがとても大切であるということです。

つまり、きちんと「言語化」ができるということです。

今回のワークショップを通じて、非常に重要な様々な「こと」が、十分に言語化されたことで、秘書職の未来への道が見えてきました。

秘書の仕事は、成果が数字として見えにくい仕事かもしれません。

スケジュールを調整する。会議を設定する。来客を迎える。出張を手配する。

しかし、実際に企業の秘書の仕事を長く見ていると、その本質はもっと深いところにあります。

たとえば、役員が重要な意思決定に集中できるように情報や時間を整理することや、社内外の関係者との間に入り、コミュニケーションを円滑にすること、また、役員の意図を先読みして汲み取り、リスクを予見し問題が起こらないように環境を整えておくこと。

そこには、単なる「作業」では表現できない「価値」があります。

先を読む力
状況を察知する力
関係性を整える力
経営者の時間を守る力

そして、それらは「組織を静かに動かす力」へと昇華する可能性を秘めています。

今回のワークショップでは、日々行っている主な仕事を一つひとつ振り返りながら、「自分は何をしているのか」ではなく、「その仕事によって、組織にどのような価値を生み出しているのか」という視点で考えていただく時間を設けました。

同じ「会議のアポイントメント調整」という業務でも、その目的が「日程を決めること」なのか、「この案件に関する意思決定を早めること」なのかでは、仕事の意味が変わります。

秘書の仕事が「補完する仕事」から、組織の中でどのような役割を担い、どのような価値を生み出す職務なのかを明確にしていくと、秘書の皆さんの笑顔が増えていくのがよくわかり、嬉しかったですね。

企業の中に埋もれている「秘書の価値」を”可視化”する

２つ目は、ワークショップを通じて、「秘書の見えない価値」が可視化できたことです。

秘書の価値は、見えないから存在しないのではありません。

見えないものをそのままにしておくため、ずっと見えないままで放置されているのです。

見えないからこそ、それらを見つけ、言葉にし、デザインしていく必要があります。

今回のワークショップを終え、改めてその重要性を感じました。

「頭の中で色々な思いや考えがあるけれども、うまくまとまらない」「秘書業務をもっと上司に理解してもらいたいけれども、どう伝えたらいいのかしら」「役員さんは本当はどう思っているんだろう」「秘書間の不公平感を言葉にすると角が立ってしまうかもしれないから言葉にしづらい」「他の秘書の人たちは〇〇について、どう思っているんだろう、聞いてみたいけれども聞くのはちょっと・・・」などと、思ったことが一度はあるのではないでしょうか。

そのような秘書のモヤモヤが何年も続き蓄積されていくと、秘書のやる気が失われてしまうのも仕方がありません。よって、そのような状況・職場環境をつくり出さないことが大切です。

今回のワークショップのテーマは、「自社の秘書の役割を再考する」でしたが、役割を再定義するだけでなく、これまで組織の中で培われてきた「見えない価値」を”見える化” することにつながりました。

そして、秘書の方々により見える化されたものが、秘書室長の方に届き、全員で共有することができるようになりました。

企業の中に埋もれている秘書の価値を可視化する。

御社の中に埋もれている「秘書の価値」があるとしたら、一体どのようなものでしょうか？　

御社に眠っている見えない価値こそ、秘書室、秘書チームの他社には真似できない「特異性」、それはつまり、チームや組織の「優位性」へとつながります。

今回もとても素晴らしい時間を共有させて頂き、本当にありがとうございました。